當(dāng)前位置：中國(guó)廣告人網(wǎng)站--->品牌營(yíng)銷(xiāo)欄目--->電子商務(wù)-->詳細(xì)內(nèi)容 知識(shí)管理離不開(kāi)電子文檔 作者：佚名 日期：2001-6-27 字體：[大] [中] [小]

　　知識(shí)管理的基本思路是通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件和網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用，有效地管理和利用存在于單位中各個(gè)角落以及員工頭腦中的信息，從而構(gòu)建學(xué)習(xí)型組織，確保整個(gè)單位及其內(nèi)部的各個(gè)成員持續(xù)不斷地學(xué)習(xí)和進(jìn)步，并充分發(fā)揮每一位員工的能力與價(jià)值，從而保持單位擁有長(zhǎng)盛不衰的生命力與競(jìng)爭(zhēng)力。

　　知識(shí)管理的內(nèi)容
　　知識(shí)管理的核心是對(duì)知識(shí)的挖掘、管理與利用。一般而言，單位中的知識(shí)分為結(jié)構(gòu)化知識(shí)和非結(jié)構(gòu)化知識(shí)。結(jié)構(gòu)化知識(shí)是在歷史活動(dòng)中積淀下來(lái)的、以紙張、電子、音像等形式儲(chǔ)存的有形知識(shí)，非結(jié)構(gòu)化知識(shí)是存在于員工頭腦中的無(wú)形的知識(shí)。結(jié)構(gòu)化知識(shí)與非結(jié)構(gòu)化知識(shí)之間存在著一種動(dòng)態(tài)且相互促進(jìn)和不斷
提高的螺旋式互動(dòng)關(guān)系：通過(guò)工作，員工頭腦中的一部分非結(jié)構(gòu)化知識(shí)會(huì)以報(bào)告、程序等形式轉(zhuǎn)化成為可以在單位內(nèi)部加以保存的結(jié)構(gòu)化知識(shí)；而員工通過(guò)培訓(xùn)、閱讀材料等形式吸收了單位內(nèi)保存的各種結(jié)構(gòu)化知識(shí)之后，又會(huì)將其轉(zhuǎn)化成為自己頭腦中的專(zhuān)業(yè)知識(shí)（非結(jié)構(gòu)化知識(shí)）。經(jīng)過(guò)這樣的不斷互動(dòng)之后，單位的結(jié)構(gòu)化知識(shí)會(huì)不斷豐富，員工頭腦中的專(zhuān)業(yè)知識(shí)也會(huì)不斷提高，從而整個(gè)單位的知識(shí)水平也不斷得到提升。

　　當(dāng)然，上述結(jié)構(gòu)化知識(shí)與非結(jié)構(gòu)化知識(shí)之間的互動(dòng)關(guān)系是知識(shí)管理的理想狀態(tài)，現(xiàn)實(shí)中對(duì)非結(jié)構(gòu)化知識(shí)的管理與利用是一項(xiàng)巨大的挑戰(zhàn)，短期內(nèi)不可能實(shí)現(xiàn)。因此，在知識(shí)管理的初始階段，對(duì)結(jié)構(gòu)化知識(shí)的管理是其核心。

　　存在于各種單位中的結(jié)構(gòu)化知識(shí)一般包括資料、信息和知識(shí)三個(gè)層次，其中數(shù)量最大的是沒(méi)有經(jīng)過(guò)加工的原始資料；其次是在這些資料的基礎(chǔ)上進(jìn)行歸類(lèi)、整理和分析等加工而成的信息，這些信息對(duì)公司的決策與運(yùn)作具有重要的參考意義；數(shù)量最少但價(jià)值最大的是經(jīng)過(guò)深入分析和挖掘的對(duì)決策具有直接參考乃至指導(dǎo)意義的知識(shí)。

　　基于上述三個(gè)層次的劃分，對(duì)結(jié)構(gòu)化知識(shí)的管理一般也包括三個(gè)階段：

　　第一步，資料管理。對(duì)存在于各個(gè)角落的紛繁、雜亂、無(wú)序的大量資料進(jìn)行科學(xué)的整理、分類(lèi)，并進(jìn)行集中、有序的管理，構(gòu)建覆蓋單位運(yùn)作各個(gè)層面的資料信息庫(kù)，為知識(shí)管理提供前提與基礎(chǔ)。

　　第二步，建設(shè)資料分析與信息挖掘隊(duì)伍，從已經(jīng)構(gòu)建的資料信息庫(kù)中挖掘出對(duì)公司運(yùn)作和決策具有參考意義的有價(jià)值的信息。

　　第三步，提升本單位的知識(shí)挖掘與管理能力，將已經(jīng)從 資料信息庫(kù)中獲取的各種有價(jià)值的信息進(jìn)行進(jìn)一步分析和過(guò)濾，形成真正意義上的知識(shí)。

　　上述三個(gè)階段中的第一個(gè)階段是實(shí)施其他兩個(gè)階段的前提與基礎(chǔ)，也是實(shí)現(xiàn)整個(gè)知識(shí)管理的前提與基礎(chǔ)。

　　電子文檔管理——知識(shí)管理的前提
　　根據(jù)前面的論述，知識(shí)管理初始階段的重點(diǎn)是對(duì)結(jié)構(gòu)化知識(shí)的管理與利用，而結(jié)構(gòu)化知識(shí)管理的第一步是資料與信息的管理，因此資料信息管理是實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的前提與基礎(chǔ)。那么，怎樣實(shí)現(xiàn)對(duì)資料與信息的有效管理呢？目前在西方發(fā)達(dá)國(guó)家已經(jīng)得到了廣泛應(yīng)用而在我國(guó)才剛剛興起的電子文檔管理系統(tǒng)就是幫助各種單位實(shí)施資料與信息管理的重要手段。

　　應(yīng)用電子文檔管理系統(tǒng)，企業(yè)可以迅速地將存在于各個(gè)角落的大量雜亂無(wú)章的信息進(jìn)行科學(xué)、集中的分類(lèi)、存儲(chǔ)、管理與共享，構(gòu)建起實(shí)施信息化建設(shè)所必須的資料信息庫(kù)。對(duì)于那些以紙張等傳統(tǒng)物理形式存在的資料，電子文檔管理系統(tǒng)也可以通過(guò)掃描、數(shù)碼攝入等途徑將其轉(zhuǎn)化成為電子形式進(jìn)行科學(xué)、集中的分類(lèi)、存儲(chǔ)、管理與共享。這樣經(jīng)過(guò)分類(lèi)和整理以后的大量資料，將成為今后進(jìn)行信息分析和知識(shí)挖掘的重要基礎(chǔ)。

　　除了對(duì)現(xiàn)有資料進(jìn)行分類(lèi)、存儲(chǔ)、管理和利用外，電子文檔管理系統(tǒng)還可以通過(guò)其文檔流程管理功能對(duì)新文檔資料的起草、審核、審批、簽發(fā)等全過(guò)程進(jìn)行高效、有序的管理。利用信息分析模塊，電子文檔管理系統(tǒng)還能夠初步實(shí)現(xiàn)對(duì)既有文檔資料進(jìn)行分析與管理的功能。以此為基礎(chǔ)，電子文檔還可以進(jìn)一步擴(kuò)展其在信息分析、信息挖掘和知識(shí)挖掘等方面的功能，逐步發(fā)展成為完整的知識(shí)管理解決方案。

　　因此，電子文檔管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的前提與基礎(chǔ)，而知識(shí)管理則是電子文檔管理的發(fā)展方向。這就是二者的基本關(guān)系。